11. Februar 2011 in Kategorie: Finanzen/Steuer/Recht

Welche betriebswirtschaftlichen Aspekte spielen eine Rolle, wie kann ich Neuerungen im Prozessablauf der Praxis steuerlich nutzen, wie manage ich die Qualität meiner Wirtschaftlichkeit?

Foto: DAK

Das Thema „Qualitätsmanagement- Systeme“ geistert bereits seit einiger Zeit durch die dentale Medienwelt. Seit dem 1. Januar 2011 ist es für jede Zahnarztpraxis verbindlich, ein solches System einzuführen. Der entsprechende Beschluss des Gemeinsamen Bundesausschusses (GBA) aus dem Jahr 2006 räumte eine vierjährige Übergangsfrist zur Installation solcher Systeme in Zahnarztpraxen ein. Doch auch in dieser Übergangsphase blieb der Begriff schwammig, was genau darunter fallen soll, ein irgendwie gearteter Standard, wurde nicht festgelegt. Allerdings bietet diese Verpflichtung zur lückenlosen Dokumentation - und darum geht es im Wesentlichen beim geforderten Qualitätsmanagement (QM) - dem Zahnarzt auch Chancen, seine Praxisabläufe betriebswirtschaftlich zu optimieren.

Inzwischen hat unternehmerisches Denken und Handeln für den Erfolg einer Praxis längst den gleichen Stellenwert wie die Zahnmedizin selbst. Die Gewinne sind häufig drastisch gesunken, viele Praxen leiden unter Liquiditätsproblemen. Deshalb muss die Praxis zu einer planvoll organisierten Wirtschaftseinheit werden. Und dafür bietet ein solches QM-System eine ideale Basis, wenn damit eine vom Steuerberater durchgeführte Potenzialanalyse einhergeht. Wer die Potentiale einer Praxis genau analysiert, kann diese zu einer Gewinnsteigerung führen, die mehr als 10.000 Euro Gewinnzuwachs pro Jahr bedeuten können. Auch allen Mitarbeitern in der Praxis muss dabei klar sein: Ohne Betriebswirtschaft keine Zukunft.

Die im Rahmen des QM genau dokumentierten Arbeitsabläufe und -zeiten lassen sich sehr genau überprüfen und damit gegebenenfalls im Sinne der zuvor im Rahmen der Potenzialanalyse aufgestellten Praxisziele an die jeweiligen Benchmarks angleichen. Nichts sollte mehr dem Zufall überlassen werden, der Praxisinhaber muss sich konkrete wirtschaftliche Ziele setzen, deren Einhaltung er anhand der QM immer wieder überprüfen kann. Dies ist ein sehr einfacher Weg, auf Dauer Ausgaben zu minimieren, Einnahmen zu erhöhen und Stundensätze zu steigern. Dazu können Vergleiche mit Checklisten und Therapieplänen, wie sie etwa für die GOZ vorliegen, sehr hilfreich sein. Eine Stundensatzkontrolle nach der Behandlung hilft, für die Zukunft Verbesserungen zu generieren. Stundensatzkiller sollten identifiziert und ausgemerzt werden. Auch dies lässt sich mit QM lückenlos erfassen. Für das Praxisteam geht es dabei nicht ohne Hausaufgaben, jedem Mitarbeiter muss klar sein, dass er für die Umsetzung der unternehmerischen Aufgaben gebraucht wird. Dazu sollte er auch entsprechend durch den Steuerberater geschult sein. Verbesserungen in der Praxis optimieren diesen Arbeitsplatz als kleinste organisierte Stelle zum reibungslosen Ablauf, von dem letztendlich auch der Patient profitiert.

Es empfiehlt sich, in der jetzt laufenden Anfangsphase des QM-Einsatzes, mit den Praxen einen individuellen Maßnahmenkatalog aller Verbesserungsvorschläge und aller betriebswirtschaftlichen Maßnahmen für die Besprechung im Team und zu deren Umsetzung zu erstellen. Dieser Katalog und seine Umsetzung müssen dann ständig kontrolliert werden..- Dazu sollte der Steuerberater, wo es sich erkennbar anbietet, ergänzende Ratschläge zur Optimierung des Abrechnungspotenzials liefern. Wird etwa bei Privatpatienten die Spülung zur Keimreduzierung (GOZ 402), als delegierbare Leistung wirklich in jedem Fall angewendet? Falls nicht, ist das verschenktes Geld. Ein interessanter Punkt könnte etwa auch sein, mit welcher Terminsystematik die Folgepositionen nach PZR gesichert zur Anwendung kommen können. Diese Schritte sind sowohl nützlich für den Patienten (überflüssige zusätzliche Termine vermeiden) und erhöhen zudem die Wirtschaftlichkeit erheblich. Es sind vor allem die kleinen Tipps, die über Erfolg oder Misserfolg mitentscheiden. So empfehlen sich Blockarbeitszeiten für ungestörtes Abarbeiten der größeren Behandlungsabfolgen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass organisatorisch alle Folgepositionen erbracht und abgerechnet werden. Über Neupatienten sollten Statistiken angelegt werden, um auch das Marketing messbar zu machen.

Die im Vorfeld nicht selten in Frage gestellte Verpflichtung zu einem Qualitätsmanagementsystem kann sehr sinnvoll sein, wenn man weiß, worauf man achten muss. Die Praxen waren auch schon vorher verpflichtet, geltendes Recht und Gesetze einzuhalten. Neben Standespflichten und der Berufsordnung sind hier das Medizinproduktegesetz mit der Medizingeräteverordnung, das Arbeitsschutzgesetz und Arbeitssicherheitsgesetz, die Anforderungen der Gefahrstoff- und der Biostoffverordnung, das Strahlenschutzgesetz und natürlich das Sozialgesetzbuch mit Richtlinien zur vertragszahnärztlichen und vertragsärztlichen Versorgung im Rahmen der gesetzlichen und privaten Gebührenordnungen zu nennen. Diese Gesetze und Richtlinien sind Grundlage eines jeden QM Systems. Wurden schon bislang alle gesetzlichen Rahmenbedingungen von MPG bis hin zur RKI Richtlinie befolgt, ist der Sprung zu einem umfassenden QM ohnehin nicht mehr weit gewesen.

Es ist auf den ersten Blick sicher verwunderlich, dass ein Qualitätssicherungssystem, das aus der Wirtschaft stammt, in der Medizin und Zahnmedizin eingesetzt werden kann, um Prozesse und Qualität in diesem Sektor zu sichern. In der Tat lässt sich aber ein Qualitätsmanagementsystem (ISO 9001:2000, resp. 9001:2008) auf die Zahnmedizin übertragen. Am Ende des Prozesses sollte für jede Praxis ein Handbuch stehen, in dem über Standardmaterialien, Wartungsprotokolle für medizinisches Gerät, Hygieneplan bis hinzu Schulungsplänen für die Mitarbeiter die wichtigsten Verfahren und Arbeitsschritte geregelt sind. Gleichzeitig lässt sich deren Einhaltung wirtschaftlich überprüfen.

Ergänzend kann in diesem Zusammenhang die Idee einer „digitalen Verfahrenskette“ ins Spiel gebracht werden. Diese reicht in der zahnmedizinischen Praxis von der Diagnose über die Planung bis etwa zum passgenauen Fertigen und Setzen von Zahnersatz. Die Kombination aus 3D-Bildgebung, Analyse und Vorbereitung der Therapie durch ein Planungsprogramm, computergesteuerte Funktionsdiagnostik, Infrarot-Navigation und digital erstelltem Zahnersatz führt zu präzisen Arbeitsergebnissen in einer Qualität und Beständigkeit, die die Lebensdauer des Zahnersatzes vervielfachen. Fehlerquellen können ausgeschlossen, Arbeitsschritte angepasst werden. Wenn auf der Dokumentationsebene ebenfalls digital gearbeitet wird, lassen sich Zahnmedizin und Betriebswirtschaft mit einem solchen Tool wirkungsvoll verknüpfen. Willkommenes Nebenprodukt der digitalen Maßarbeit ist eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Darüber hinaus unterliegen all diese Arbeitsschritte einem perfekten Controlling, das im Sinne der Wirtschaftlichkeit immer wieder für Optimierungen sorgen kann.

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Rainer Bergmann
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