01. November 2010 in Kategorie: Finanzen/Steuer/Recht

Fahrtenbücher können steuerlich günstiger sein

Jens Runkel, Steuerberater

Beispiel
Zu einer Zahnarztpraxis gehören zwei Geschäftswagen. Das eine Fahrzeug wird vom Praxisinhaber, das andere von seiner Ehefrau auch privat genutzt. Der Bruttolistenpreis des einen Fahrzeugs betrug zum Zeitpunkt der Erstzulassung 42.000 EUR, der Preis für das andere Fahrzeug 24.000 EUR. Der Praxisinhaber und seine Ehefrau führen kein Fahrtenbuch. Damit müssen die Privatanteile mit der 1 %-Regelung monatlich versteuert werden.

• 1 % von 42.000 EUR = 420 EUR
• 1 % von 24.000 EUR = 240 EUR

Insgesamt müssen pro Monat 660 EUR, d.h. in 2010 insgesamt 7.920 EUR als Privatanteil versteuert werden.

Billigkeitsregelung ab 2010 aufgehoben
Wenn lediglich der Praxisinhaber die verschiedenen betrieblichen Fahrzeuge auch für seine Privatfahrten nutzt, ließ die Finanzverwaltung bis 2009 zu, die 1 %-Regelung nur für das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis anzuwenden. Dies ist ab 2010 nicht mehr gestattet. Wird kein Fahrtenbuch geführt, ist die 1 %-Regelung auf jedes vom Praxisinhaber auch privat genutzte Fahrzeug anzuwenden. Das kann im Einzelfall zu deutlichen Steuermehrbelastungen führen. Nur wer nachweisen kann, dass ein Praxisfahrzeug nicht privat genutzt wird, kann die Besteuerung eines privaten Nutzungsanteils vermeiden. Als Nachweis wird die Finanzverwaltung regelmäßig aber nur ein Fahrtenbuch akzeptieren. Für Praxisinhaber, die mehrere betriebliche Fahrzeuge auch privat nutzen, kann es daher sinnvoll sein, künftig Fahrtenbücher zu führen.

Fahrtenbücher ermöglichen exakte Aufteilung der Fahrzeugkosten
Mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch kann die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs exakt bestimmt werden. Dafür sind die berufl ichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis und die Privatfahrten im Fahrtenbuch genau festzuhalten. Zudem müssen die gesamten Fahrzeugkosten aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden. Das sind insbesondere Kosten für Benzin, Wartungs- und Reparaturarbeiten, Garagenmiete, Kfz- Steuer und –versicherungen, Unfallkosten. Außerdem werden die Abschreibungen als steuerlicher Aufwand berücksichtigt. Pkw sind über eine fiktive Nutzungsdauer von sechs Jahren abgeschrieben.

Abwandlung Beispiel
In der Zahnarztpraxis werden Fahrtenbücher geführt.

• Mit dem ersten Fahrzeug (Anschaffung am 15.01.2010 für 42.000 EUR) wurden in 2010 insgesamt 15.000 km zurückgelegt, davon 9.000 km berufl ich und 6.000 km privat. Einschließlich der Abschreibungen entstanden Aufwendungen von 10.000 EUR. Der private Nutzungsanteil beträgt 40 %, d.h. 4.000 EUR müssen versteuert werden.

• Mit dem zweiten Fahrzeug (Anschaffung am 10.01.2004 für 24.000 EUR) wurden in 2010 insgesamt 10.000 km zurückgelegt, davon 5.500 km beruflich und 4.500 km privat. Für das zweite Fahrzeug entstanden Aufwendungen von 3.000 EUR. Der private Nutzungsanteil beträgt 45 %, d.h. es müssen nur 1.350 EUR versteuert insgesamt müssen in 2010 damit nur (4.000 EUR + 1.350 EUR =) 5.350 EUR als Privatanteil versteuert werden. Im Beispiel war es somit günstiger, ein Fahrtenbuch zu führen.

Vereinfachungsregel für Unfallkosten bis zu 1.000 EUR
Ereignet sich ein Unfall bei einer privaten Fahrt, betrachtet das Finanzamt die Aufwendungen für die Reparatur ab 2011 in vollem Umfang als Privatkosten. Bei einer beruflichen Fahrt entstehende Unfallkosten sind dagegen vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Aus Vereinfachungsgründen können Unfallkosten bis zu 1.000 EUR als Reparaturkosten behandelt werden und in die Berechnung der Fahrzeuggesamtkosten eingehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich der Unfall auf einer privaten oder dienstlichen Fahrt ereignet.

Fehlerhafte Fahrtenbücher werden vom Finanzamt verworfen
Ein Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitnah geführt werden, am besten täglich. Selbst wenn das Verhältnis von privater und betrieblicher Nutzung gleichbleibend ist, genügt es nicht, das Fahrtenbuch nur für einen repräsentativen Zeitraum zu führen. Der Fiskus schaut sich die Fahrtenbücher genau an und verwirft mangelhafte Bücher sehr schnell. Wenn die Angaben im Fahrtenbuch trotz kleinerer Mängel plausibel sind, ist nichts zu befürchten. Wurden jedoch mehrere Fahrten, z. B. zur Tankstelle, nicht eingetragen oder tauchen Differenzen zwischen den Kilometerangaben in den Werkstattrechnungen und im Fahrtenbuch auf, wird es nicht anerkannt. Wie viele Fehler ein Fahrtenbuch aufweisen darf, lässt die Finanzverwaltung jedoch offen. Elektronische Fahrtenbücher werden nur anerkannt, wenn Änderungen nicht möglich sind bzw. in der Datei mit dokumentiert werden. Deshalb werden ExCEL-Fahrtenbücher grundsätzlich nicht anerkannt. Akzeptiert wurde allerdings ein zeitnah handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das durch eine als ExCEL-Datei geführte Liste mit erläuternden Angaben zur Fahrtroute ergänzt wurde.

Geforderte Eintragungen für betriebliche Fahrten

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
• Reiseziel und –zweck
• aufgesuchte Geschäftspartner

Geforderte Eintragungen für private Fahrten

• Datum der Fahrt
• Kilometerangaben (Reiseweg und der Reisezweck sind nicht nötig)

Aufzeichnungspflichten gelten auch bei beruflicher Verschwiegenheitspflicht
Auch Zahnärzte, Ärzte und Apotheker, die einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, sind verpflichtet, Name und Anschrift des Patienten im Fahrtenbuch aufzuzeichnen. Allerdings reicht hier die Angabe „Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn Name und Adresse des aufgesuchten Patienten in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis festgehalten werden.

Die Versteuerung des privaten Nutzungsanteils nach der 1 %-Methode ist regelmäßig nicht nur steuerlich ungünstig, wenn mehrere betriebliche Fahrzeuge auch privat genutzt werden können. Auch bei Fahrzeugen mit hohen Anschaffungskosten ist der private Nutzungsanteil nach der 1 %-Methode meist höher, da stets der Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen ist. Mit Fahrtenbüchern lassen sich unnötige steuerliche Zusatzbelastungen vermeiden. Sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gern.

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Jens Runkel
Steuerberater spezialisiert auf die Beratung von Zahnärzten
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